Henkilötietokäytäntö
Vaalimme asiakkaidemme yksityisyyden suojaa ja vastaamme siitä, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu voimassa olevan lain mukaisesti. Tässä henkilötietokäytännössä kerromme mitä henkilötietoja keräämme, mikä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on, mitä oikeuksia sinulla on ja miten toimimme, jotta henkilötietojesi käsittely olisi turvallista.
1. Käsiteltävät henkilötiedot sekä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Provexin osana NutraQ Oy:tä (”Provexin/NutraQ Oy” tai ”me”) on vastuussa antamiesi henkilötietojen käsittelystä. Kun rekisteröidyt asiakkaaksemme, pyydämme sinua antamaan tiedot koko nimestäsi, osoitteestasi, sähköpostiosoitteestasi sekä puhelinnumerostasi. Teemme tämän voidaksemme hallinnoida asiakassuhdettasi ja toimittaa tilauksesi sekä pystyäksemme tarvittaessa ottamaan sinuun yhteyttä asiakassuhteeseesi liittyen. Antamasi tiedot säilytetään niin pitkään kuin sinulla on aktiivinen asiakassuhde meillä. Provexin/NutraQ Oy on velvollinen säilyttämään osan tiedoista myös asiakassuhteesi päätyttyä, esimerkiksi kirjanpitolain mukaisten velvollisuuksien täyttämiseksi.
Antaessasi henkilötietosi meille tilauksen yhteydessä henkilötietojasi käytetään tilauksen käsittelemiseen. Käytämme lisäksi tietojasi kommunikoidessamme kanssasi sekä räätälöidäksemme palvelujamme. Saatamme ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse, ellet ole ilmoittanut, ettet halua yhteydenottoja. Asiakassuhteen päätyttyä säilytämme tiedot nimestäsi, osoitteestasi, sähköpostiosoitteestasi sekä puhelinnumerostasi, jotta voimme ilmoittaa sinulle tarjouksista sekä tuotteitamme koskevista uutisista, joiden arvelemme kiinnostavan sinua. Tämä ei kuitenkaan päde, jos olet ilmoittanut meille, ettet halua yhteydenottoja kyseisissä tarkoituksissa. Saatamme myös suunnata sinulle henkilökohtaisesti kohdistettuja tarjouksia.
NutraQ Oy on kirjanpito- ja verolainsäädännön mukaan velvollinen säilyttämään tiettyjä maksu- tapahtumiisi liittyviä henkilötietoja koskien aikaisempia tilauksia viiden vuoden ajan tilivuoden päättymisestä. NutraQ voi ennen uuden tilauksen hyväksymistä tarkistaa, ettei sinulla ole maksamattomia erääntyneitä laskuja aikaisemmilta tilauksilta.
Henkilötietosi voidaan myös käyttää kirjanpidossa, laskutuksessa ja tilintarkastuksessa; maksutositteita, hallinnollisia ja juridisia kysymyksiä varten; palveluidemme, verkkosivujemme ja verkkosivujemme käytettävyyden parantamiseen tähtäävissä tilasto- ja markkinointianalyyseissä; järjestelmiemme kehityksessä ja kunnossapidossa; sekä asiakastutkimuksia varten.
Mikäli olet alle 18-vuotias ja olet tekemässä ostoksen, sinulla on oltava huoltajasi suostumus ennen henkilötietojesi antamista ja ostoksen tekemistä.
Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan niihin tarkoituksiin, jotka ovat joko määritelty sopimuksessamme, perustuu NutraQ Oy:n oikeutettuun etuun tai jos olet antanut meille suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn. Mikäli olet antanut meille suostumuksen, sinulla on koska tahansa oikeus perua suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn.
Käytäntömme mukaan emme pyydä asiakkailtamme emmekä käsittele arkaluonteista tietoa. Älä siksi anna meille arkaluonteisia tietoja (esimerkiksi tietoja rodusta tai etnisestä alkuperästä, poliittisesta näkemyksestä, uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, ammattiliittoon kuulumisesta, terveydestä tai seksuaalisesta suuntautumisesta tai käyttäytymisestä).
2. Mistä keräämme henkilötietoja
NutraQ Oy:n käsittelemät henkilötiedot kerätään sinulta rekisteröinnin yhteydessä kohdassa 1 ilmoitetulla tavalla.
3. Henkilötietojen siirtäminen kolmannelle osapuolelle
Voimme niin Suomessa kuin ulkomailla käyttää henkilötietojen käsittelijöitä kerättyjen henkilö- tietojen käsittelyssä. Meillä on kirjalliset sopimukset kaikkien henkilötietojen käsittelijöidemme kanssa, joiden mukaan käsittelijät takaavat ryhtyvänsä vastaaviin turvatoimiin, jotta henkilötietojen käsittely tapahtuisi turvallisella tavalla ja voimassa olevan ja sovellettavan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme lisäksi jakaa henkilötietosi samaan konserniin kuuluvien yritysten tai sellaisten henkilö- tietojen käsittelijöiden kanssa, joita käytämme kohdassa 1 mainittuihin tarkoituksiin, niin EU:n/ ETA:n sisällä kuin sen ulkopuolella. NutraQ Oy ryhtyy yritystä koskevien sitovien sääntöjen (EU:n komission mallisopimuslausekkeiden) muodossa sopiviin turvatoimiin varmistaakseen, että henkilötietojesi siirtäminen tapahtuu voimassa olevan ja soveltuvan yksityisyyttä suojaavan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi lain niin velvoittaessa tai mikäli lähetät meille materiaalia, jonka sisällön katsotaan olevan lainvastaista.
4. Suoramarkkinointi sähköisen viestinnän kautta
Ollessasi NutraQ Oy:n asiakas voimme käyttää henkilötietojasi lähettääksemme tarjouksia ja tuotteitamme koskevia uutisia, joiden arvelemme kiinnostavan sinua. Voit milloin tahansa kieltäytyä jatkuvasta markkinoinnista. Tämän teet helpoiten seuraamalla jokaisen lähetyksen mukana tulevia ohjeita tai ottamalla yhteyttä meihin (ks. yhteystiedot alla).
5. Turvallisuus
Kaikkia henkilötietoja käsitellään turvallisessa ympäristössä. Käytämme verkkosivuillamme Secure Sockets Layer (SSL) -salausteknologiaa. Tämä on yksi edistyneimmistä verkkotransaktioille tänä päivänä käytettävissä olevista turvallisuusohjelmista. SSL salaa kaikki henkilötietosi niin, ettei tietoja voida lukea internetissä.
6. Henkilötietojen oikaisu ja poistaminen
NutraQ Oy oikaisee tai poistaa omasta aloitteestaan taikka pyynnöstäsi virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja tai tietoja, joiden käsittelemiseen NutraQ Oy:llä ei ole laillista perustetta.
Henkilötietosi tullaan poistamaan/anonymisoimaan, kun niitä ei enää tarvita yllä kohdassa 1 kuvattuihin tarkoituksiin, ellei NutraQ Oy lain mukaan ole velvollinen säilyttämään tietoja pidempään. Päättyneen asiakassuhteen jälkeen NutraQ Oy arvioi henkilötietojesi jatkokäsittelyn tarpeen. Kaikki henkilötiedot, joita ei enää tarvita käsittelyn tarkoituksiin, tullaan poistamaan/ anonymisoimaan. Mainitun ajankohdan jälkeen henkilötietojesi mahdollinen jatkokäsittely tulee tapahtumaan lain tai nimenomaisen suostumuksesi nojalla.
7. Säilytysajat
NutraQ Oy ei säilytä henkilötietojasi pidempään kuin mitä on 1 kohdassa mainittujen tarkoitusten kannalta välttämätöntä
8. Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietää mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme, mistä olemme hankkineet tiedot sekä miten tietoja on käytetty. Sinulla on lisäksi oikeus saada kopio sinua koskevista säilyttämistämme tiedoista sekä oikeus vaatia, että henkilötietosi poistetaan, oikaistaan tai että niiden käsittelyä rajoitetaan. Sinulla on lisäksi oikeus vaatia, että meille antamasi henkilötiedot siirretään toiselle oikeushenkilölle (ns. tietojen siirto järjestelmästä toiseen), mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseemme, sekä jos käsittely tapahtuu automaattisesti. Mikäli sinulla on kysymyksiä käsittelemiemme sinua koskevien tietojen suhteen tai haluat käyttää oikeuksiasi, sinun tulee ottaa meihin kirjallisesti yhteyttä alla olevaan osoitteeseen. Mikäli haluat päivittää henkilötietojasi tai muuttaa viestintätapaa koskevaa valintaasi tai et tulevaisuudessa halua vastaanottaa markkinointi meiltä, voit lähettää kirjallisen vaatimuksen alla olevaan osoitteeseen.
9. Vastuu henkilötiedoista
Henkilötietojesi käsittelystä vastaa:
NutraQ Oy,
PL 4860
00002 Helsinki
Mikäli haluat tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystä, voit aina kääntyä valvontaviranomaisen puoleen: Tietosuojavaltuutettu, PL 800, 00521 Helsinki.
10. Henkilötietokäytännön päivitykset
Voimme muuttaa tätä henkilötietokäytäntöä. Teemme tämän voidaksemme sopeuttaa käytäntömme soveltuvan lainsäädännön sekä soveltuvien puitesopimusten ja kaupallisten tarpeiden muutosten mukaisesti tai voidaksemme tyydyttää asiakkaidemme, markkinointikumppaneidemme sekä palveluntarjoajiemme tarpeita. Päivitetyt versiot muutospäivämäärineen julkaistaan verkkosivuillamme www.provexin.fi, jotta selkeästi käy ilmi milloin viimeisin muutos on tehty.
Henkilötietokäytäntö päivitettiin viimeksi 27.6.2018.